Légalisation de document
Quand légaliser ?
Lorsque l'acte ou le document présente un caractère légal, d'utilité publique essentiellement, sur des documents rédigés en français et destinés à être utilisés à l'étranger.
La légalisation ne doit donc être donnée qu'aux pièces demandées par une autorité publique qui se fonde elle-même sur un texte de droit (IGREC 587). Elle facilite la preuve de l'authenticité d'un acte ou d'un document et favorise leur production et leur admission à l'étranger.
Responsabilité de l'autorité qui légalise
La légalisation est une formalité réglementaire que le maire remplit en tant qu'autorité publique et non en tant qu'officier d'état civil.
En cas de faute personnelle, la responsabilité personnelle du maire peut être engagée.
En cas de faute professionnelle, c'est la responsabilité de l'Etat et non celle de la commune qui est en jeu.
Copie conforme à l'original
Le décret n°2001-899 du 1er octobre 2001 supprime la certification conforme des documents délivrés par les autorités administratives.
Il interdit aux administrations de l'Etat, des collectivités territoriales, établissements publics, organismes, caisses, entreprises contrôlés par l'Etat, d'exiger une copie certifiée conforme d'un document délivré par l'un d'eux.
Dorénavant la copie lisible du document suffit.
Mais l'organisme demandeur qui aurait des doutes sur la fiabilité du document peut demander en recommandé avec accusé de réception à lui adresser l'original.
Enc as de fraude, des sanctions sont prévues : suppression du droit que la remise du document était censée obtenir.
Que doit-on certifier conforme à l'original ?
Les administrations continuent à certifier conformes les copies demandées par les autorités étrangères ; en effet, les simplifications décidées en France ne s'imposent pas aux autorités étrangères.